Utmattningssyndrom utvecklas gradvis under en period av flera år.
I en inledande uppbyggnadsfas ökar stressen i och med att upplevelsen av krav, måste och borde i arbetet eller privat hopar sig. Det kan röra sig om kaotiska arbetssituationer med höga krav, snabbt tempo, otrygghet, orättvisor, otydlighet och brist på stöd från chefer eller medarbetare. Det kan också handla om en påfrestande hemsituation med krävande anhöriga, sjukdomar, konflikter och/eller ekonomiska bekymmer. I backspegeln kan den som drabbats av utmattningssyndrom se att åren innan kraschen – om inte hela livet – präglats av överbelastning som hanterats genom att lägga i en högre växel, anstränga sig hårdare och bortprioritera vila och återhämtning. Den oavbrutna stressen utan återhämtning leder med tiden fram till utmattningens akuta fas.
Många drabbade upplever den akuta fasen som ett dramatiskt insjuknande, som att man plötsligt ”går in i väggen”. Somliga minns rentav datumet, klockslaget och platsen då kraschen inträffade. Tröttheten, de kognitiva besvären och andra symtom blir plötsligt så intensiva och överväldigande att man inte klarar av att fungera i vardagen. I den akuta fasen söker man i regel hjälp och blir sjukskriven, kanske för första gången i livet. Många börjar sova ovanligt mycket under denna fas. Skuld, skam, grubbleriet över det inträffade och identitetskriser är också vanliga.
Efter en period av några veckor till några månader övergår den akuta fasen i en så kallad återhämtningsfas. I den här fasen sker oftast rehabiliteringen. Symtomen går gradvis tillbaka och förmågan att klara av vardagen ökar, men det rör sig om ojämna och långsamma förändringar. Det går ”upp och ner och långsamt framåt” som vissa uttrycker det. De symtom som sitter i längst är problem med minne och koncentration, stresskänslighet och svårigheter att hantera krav. Tillfrisknandet går inte att forcera och man kan vare sig pressa sig eller vila sig ur utmattningen. Utmaningen ligger i att hitta en vardaglig balans mellan aktivitet och återhämtning, vilket innebär en långsam och omfattande livsstilsomställning.